SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT. Astra International Tbk (“Perseroan”)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA

 PT. Astra International Tbk (“Perseroan”) 

I.PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

PT Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan nama PT Astra International Incorporated.  Pada tahun 1990, Perseroan mengubah namanya menjadi PT Astra International Tbk.Perusahaan ini telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4 April1990.Saat ini mayoritas kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's sebesar 50,1%.

Perseroan berdomisili di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor Raya No. 8, Sunter II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang tertuang dalam Anggaran Dasarnya adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan, pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang lingkup kegiatan utama entitas anak meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor berikut suku cadangnya, penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan teknologi informasi.PT Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota.Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta.PT TAM sendiri mempunyai divisi - divisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia.

Divisi Duty Free Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan aplikasispreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada pada  spreadsheet  tidak bisa diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang berbeda-beda. Serta laporan yang tidak dapat disediakan setiap saat, karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.  Oleh karena itu, PT TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien.

B.       Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :

1.    Mengetahui sistem informasi yang digunakan oleh PT Toyota Astra Motor

2.    Mengetahui keberhasilan dengan sistem informasi yang digunakan oleh PT Toyota Astra Motor

II.PEMBAHASAN

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama -sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Sistem juga merupakan  kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung kegiatan operasi pengolahan kebutuhan transaksi harian yang bersifat manajerial dan strategis dari suatu organisasi dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Pengolahan data pelanggan PT TAM  masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet. Data yang begitu banyak meembutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk pengolah data dan juga pelaporan.Dalam aplikasi di PT TAM ini terdapat tiga aktor, yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer.Adapun tugas dari admin gudang yaitu memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan mengelola data user.Admin Toyota memiliki hak akses untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan.Sedangkan untuk manajer memiliki hak akses untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan penjualan.Adapun divisi usaha dan anak perusahaan terdiri dari :

a.    Otomotif

PT Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal Pemegang MerkToyota dan Lexus di Indonesia

Auto 2000 sebagai salah satu Dealer Utama Toyota di Indonesia

PT Astra Daihatsu Motor sebagai ATPM Daihatsu di Indonesia

PT Pantja Motor sebagai ATPM Isuzu di Indonesia

PT Astra Nissan Diesel Indonesia sebagai ATPM Truk Nissan Diesel di Indonesia

PT Tjahja Sakti Motor sebagai ATPM BMW dan Peugeot di Indonesia

PT Serasi Autoraya atau biasa dikenal dengan TRAC

Mobil 88

PT Astra Honda Motor sebagai ATPM motor bermerk Honda

PT Astra Otoparts Tbk

b.   Agro industri

PT Astra Agro Lestari Tbk

c.    Pelayanan Finansial

PT Astra Credit Company atau biasa dikenal dengan ACC

PT Toyota Astra Financial Services

PT Asuransi Astra Buana dengan salah satu produk terkenalnya adalah Garda Oto

PT Federal International Finance

PT Surya Artha Nusantara Finance

PT PermataBank

d.   Alat-alat Berat

PT United Tractors Tbk (juga sebagai ATPM Scania di indonesia)

PT Traktor Nusantara

PT Pamapersada Nusantara

PT Kalimantan Prima Persada

e.    Teknologi Informasi

PT Astragraphia Tbk

PT Astra Graphia Information Technologies - AGIT

f.     Infrastruktur

PT Astratel Nusantara

PT Intertel Nusaperdana

A.    Analisis dan Perancangan

Analisis kebutuhan fungsional sistem pada kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat, diantaranya:

a.       Melakukan login dan logout untuk admin

b.      Melakukan pendataan  mobil yaitu meliputi fungisi :  add, update, delete, searching,  dan detail.

c.       Melakukan Pendataan  embassy

d.      Melakukan Pendataan  pelanggan

e.       Menampilkan report penjualan dan grafik

f.       Melakukan view dan update data admin

B.     Gambaran umum sistem

Pengolahan data,informasipelanggan PT.TAM  masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet.  Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan juga pelaporan.MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanandata MDP (Monthly Delivery Plan) secara  online kepada  user yang berada di TAM, Main Dealer,  Zone serta  Dealer Cabang.Data MDP berisi data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer,  Zone maupun dealer Cabang. Dengan diimplementasikan sistem MDP  Online ini, banyak manfaat yang diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas untuk pendistribusian secara  hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan, penghematan tinta  printer berkaitan denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada  customer karena pihak 60 dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP  resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman dari  main dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinyahanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.  Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada  main dealer atau dealarmengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu  main dealer atau dealer, memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui  Monthly Delivery Plan (MDP).

C.    Aplikator

Didalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor,yaitu:

a.       Admin gudang,yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan mengelola data user

b.      Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan

c.       Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan penjualan.

D.    Penerapan sistem informasi

Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi terintegrasi dianggap dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target meningkatkan profit.  Beberapa alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :

a.       Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level manajemen, dan lainnya

b.      Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam organisasi perusahaan.

c.       Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level dalam organisasi.

d.      Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam pengambilan keputusan

e.       Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan jabatan administratifnya.

f.       Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.

Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih antara lain:

a.       Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan beserta komputasi pengolahan data

b.      Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.

c.       Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.

d.      Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.

e.       Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.

E.     Kelebihan dan kekurangan penerapan SI di Perusahaan ini

Kelebihannya antara lain:

a.       Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi yang tepat demi produktifitas perusahaan.

b.      Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis perusahaan.

c.       Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.

Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah

a.       Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan dengan perubahan alur kerjanya.

b.      Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program, biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance teknologi sistem ERP.

c.       Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.

KESIMPULAN

Adapun kesimpulan dari pembahasan diatas adalah sebagai berikut:

1.      Aplikasi atau penerapan SI  ini membantu pihak PT.Toyota Astra Motor  dalam mengelola dan mencari data pelanggan maupun data mobil

2.      Aplikasi atau penerapan SI ini membantu manajer untuk mengubah status pelanggan, sehingga proses informasi untuk Open D/O lebih cepat

3.      Sistem informasi  memudahkan pihak manajer untuk mendapatkan  informasi dan melihat laporan penjualan

DAFTAR PUSTAKA

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan

sistem informasi di suatu perusahaan.

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap

Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.